(1)

agencija je pooblaščena za izvajanje upravnih preiskav, preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov začasne odstranitve z delovnega mesta v skladu s Kadrovskimi predpisi za uradnike Evropske unije in Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, določenih z Uredbo Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št 259/68 (Kadrovski predpisi) (3) ter Sklepom agencije z dne 8. julija 2022 o določitvi splošnih izvedbenih določb o izvajanju upravnih preiskav in disciplinskih postopkov. Po potrebi o primerih uradno obvesti tudi urad OLAF.

(2)

Uslužbenci agencije morajo prijaviti morebitne nezakonite dejavnosti, vključno z goljufijami in korupcijo, ki škodijo interesom Unije. Prijaviti morajo tudi vsakršno ravnanje, povezano z opravljanjem poklicnih nalog, ki lahko pomeni hudo kršenje obveznosti uradnikov Unije. To ureja Sklep agencije o notranjih pravilih v zvezi s prijavljanjem nepravilnosti z dne 15. novembra 2018.

(3)

Agencija je vzpostavila politiko preprečevanja in učinkovite obravnave dejanskih ali morebitnih primerov psihološkega ali spolnega nadlegovanja na delovnem mestu, kot je določeno v Sklepu ERA-ED-690/2013 o sprejetju izvedbenih ukrepov na podlagi kadrovskih predpisov. Sklep določa neformalni postopek, po katerem se lahko domnevna žrtev nadlegovanja obrne na „zaupne“ svetovalce agencije.

(4)

Agencija lahko na podlagi svoje politike glede obveščanja in informacijske tehnologije o sprejetju varnostnih predpisov za varovanje tajnih podatkov EU izvaja tudi preiskave morebitnih kršitev varnostnih predpisov za tajne podatke EU.

(5)

Delovanje agencije je predmet notranjih in zunanjih revizij.

(6)

Agencija v okviru takih upravnih preiskav, revizij in drugih preiskav sodeluje z drugimi institucijami, organi, uradi in agencijami Unije.

(7)

Sodeluje lahko z nacionalnimi organi tretjih držav in mednarodnimi organizacijami bodisi na njihovo zahtevo bodisi na lastno pobudo.

(8)

Sodeluje lahko tudi z javnimi organi držav članic EU bodisi na njihovo zahtevo bodisi na lastno pobudo.

(9)

Vključena je v postopke pred Sodiščem Evropske unije, kadar zadevo predloži Sodišču, zagovarja odločitev, ki jo je sprejela in je bila izpodbijana pred Sodiščem, ali intervenira v postopku, ki zadeva njene naloge. V zvezi s tem mora morda ohraniti zaupnost osebnih podatkov iz dokumentov, ki jih pridobijo stranke ali intervenienti.

(10)

Agencija za opravljanje svojih nalog zbira in obdeluje informacije ter več kategorij osebnih podatkov, vključno z identifikacijskimi podatki posameznikov, kontaktnimi podatki, poklicnimi vlogami in nalogami, informacijami o zasebnem in poklicnem ravnanju in uspešnosti ter finančnimi podatki. Agencija deluje kot upravljavec podatkov.

(11)

Zato mora v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 (v nadaljevanju: Uredba) posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, zagotavljati informacije o navedenih dejavnostih obdelave ter spoštovati njihove pravice, ki jih imajo kot posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki.

(12)

Navedene pravice mora morda uskladiti s cilji upravnih preiskav, revizij, drugih preiskav in sodnih postopkov. Morda mora tudi uravnotežiti pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, s temeljnimi pravicami in svoboščinami drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. V ta namen člen 25 Uredbe agenciji omogoča, da pod strogimi pogoji omeji uporabo členov 14 do 22, 35 in 36 Uredbe ter njenega člena 4, če njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 20. Če omejitve niso določene v pravnem aktu, sprejetem na podlagi Pogodb, je treba sprejeti notranja pravila, v skladu s katerimi lahko agencija omeji navedene pravice.

(13)

Agencija mora morda na primer omejiti informacije, ki jih zagotavlja posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, o obdelavi njegovih osebnih podatkov v fazi predhodne ocene upravne preiskave ali med preiskavo samo, pred morebitno zavrnitvijo zadeve ali v fazi preddisciplinskega postopka. V nekaterih okoliščinah lahko zagotavljanje takih informacij resno vpliva na sposobnost agencije za učinkovito izvedbo preiskave, kadar na primer obstaja tveganje, da bi lahko zadevna oseba uničila dokaze ali vplivala na morebitne priče pred njihovim zaslišanjem. Agencija mora morda tudi zaščititi pravice in svoboščine prič in drugih vpletenih oseb.

(14)

Morda bo treba zaščititi anonimnost priče ali prijavitelja nepravilnosti, ki sta zahtevala, da se njuna identiteta ne razkrije. Agencija se v tem primeru lahko odloči za omejitev dostopa do identitete, izjav in drugih osebnih podatkov takih oseb, da zaščiti njihove pravice in svoboščine.

(15)

Morda je treba zaščititi zaupne informacije o uslužbencu, ki se je obrnil na zaupne svetovalce agencije v postopku prijave nadlegovanja. V takih primerih mora agencija morda omejiti dostop do identitete, izjav in drugih osebnih podatkov domnevne žrtve, domnevnega nadlegovalca in drugih vpletenih, da zaščiti pravice in svoboščine vseh vpletenih.

(16)

Omejitve bi morala uporabiti samo, če se z njimi upošteva bistvo temeljnih pravic in svoboščin ter so nujno potreben in sorazmeren ukrep v demokratični družbi. Navedene omejitve bi morala utemeljiti.

(17)

Na podlagi načela odgovornosti bi morala voditi evidenco o svoji uporabi omejitev.

(18)

Pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih v okviru svojih nalog izmenja z drugimi organizacijami, se agencija in navedene organizacije medsebojno posvetujejo o morebitnih razlogih za uvedbo omejitev ter o nujnosti in sorazmernosti navedenih omejitev, razen če bi to ogrozilo njene dejavnosti.

(19)

Člen 25(6) Uredbe zavezuje upravljavca podatkov, da posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvesti o glavnih razlogih, ki so podlaga za uporabo omejitve, in o njihovi pravici do vložitve pritožbe pri ENVP.

(20)

Agencija lahko v skladu s členom 25(8) Uredbe preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij o razlogih za uporabo omejitve posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, če bi se s tem kakor koli izničil učinek omejitve. Agencija bi morala za vsak primer posebej oceniti, ali bi sporočanje omejitve izničilo njen učinek.

(21)

Agencija bi morala omejitev odpraviti takoj, ko pogoji, ki jo upravičujejo, ne veljajo več, in navedene pogoje redno ocenjevati.

(22)

Za zagotovitev čim večje zaščite pravic in svoboščin posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter v skladu s členom 44(1) Uredbe, bi se bilo treba s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pravočasno posvetovati o vsaki omejitvi, ki bi se lahko uporabila, in preveriti njeno skladnost s tem sklepom.

(23)

Člena 16(5) in 17(4) Uredbe določata izjeme od pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do obveščenosti in dostopa. Če veljajo te izjeme, agenciji ni treba uporabiti omejitve v skladu s tem sklepom –