1.   Ta sklep določa pravila v zvezi s pogoji, pod katerimi sme Skupno podjetje S2R na podlagi člena 25 Uredbe (EU) 2018/1725 v okviru svojih postopkov iz odstavka 2 omejiti uporabo pravic iz členov od 14 do 21, 35 in 36 ter člena 4 navedene uredbe.

2.   V okviru upravnega delovanja Skupnega podjetja S2R se ta sklep uporablja za postopke obdelave osebnih podatkov, ki jih to podjetje izvaja za namene: opravljanja upravnih preiskav, disciplinskih postopkov, predhodnih dejavnosti v zvezi s primeri morebitnih nepravilnosti, ki se prijavijo uradu OLAF, obdelovanja postopkov za prijavljanje nepravilnosti, (uradnih in neuradnih) postopkov v zvezi z nadlegovanjem, obdelovanja notranjih in zunanjih pritožb, izvajanja notranjih revizij, preiskav, ki jih izvaja pooblaščena oseba za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) 2018/1725, in preiskav v zvezi z (informacijsko-tehnološko) varnostjo, ki se izvajajo notranje ali z zunanjo pomočjo (npr. CERT-EU).

3.   Kategorije zadevnih podatkov vključujejo identifikacijske podatke, kontaktne podatke, strokovne podatke, upravne podatke, podatke, ki so bili prejeti iz posebnih virov, elektronske komunikacijske in prometne podatke ter podatke, povezane s primerom, kot so utemeljitev, vedenjski podatki, ocene, podatki o učinkovitosti in vodenju ter podatki, povezani s predmetom urejanja postopka ali dejavnosti.

4.   Če Skupno podjetje S2R opravlja svoje naloge v zvezi s pravicami posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725, prouči, ali velja katera od izjem iz navedene uredbe.

1.   Skupno podjetje S2R sprejme naslednje zaščitne ukrepe za preprečitev zlorabe ali nezakonitega dostopa ali prenosa osebnih podatkov:

2.   V skladu s členom 6(3) je treba zaščitne ukrepe iz odstavka 1 redno pregledovati.

3.   Obdobje hrambe osebnih podatkov iz člena 1(3) je določeno v obvestilih o varstvu podatkov, izjavah o varstvu osebnih podatkov ali evidencah iz člena 7(1). Obdobje hrambe osebnih podatkov, ki se obdelujejo, v nobenem primeru ni daljše, kot je potrebno in primerno za namene, za katere se podatki obdelujejo (5).

1.   Skupno podjetje S2R lahko kakršno koli omejitev uporabi samo za zaščito:

2.   Skupno podjetje S2R lahko kot posebno uporabo namenov iz odstavka 1 uporablja omejitve v naslednjih okoliščinah:

Pred uporabo omejitev v okoliščinah iz točk (a) in (b) prvega pododstavka se Skupno podjetje S2R posvetuje z ustreznimi službami Komisije, institucijami, organi, agencijami, uradi Unije ali pristojnimi organi držav članic, razen če Skupno podjetje S2R jasno ugotovi, da je uporaba omejitve določena z enim od aktov iz navedenih točk.

1.   V ustrezno utemeljenih primerih in pod pogoji, določenimi v tem sklepu, lahko upravljavec, kadar je to potrebno in sorazmerno, v okviru dejanj obdelave, navedenih v členu 1(2) in odstavku 2 spodaj, omeji naslednje pravice:

2.   Upravljavec lahko v ustrezno utemeljenih primerih in za zaščito namenov iz člena 4(1) v okviru naslednjih dejanj obdelave iz člena 1(2) omeji:

3.   V okviru postopka za primere nadlegovanja se lahko pod istimi pogoji omejijo pravice iz odstavka 1 razen pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, do obveščanja o kršitvi varstva osebnih podatkov iz odstavka 1(d).

4.   V okviru dodeljevanja nepovratnih sredstev ali postopka javnih naročil se lahko pod istimi pogoji omejijo pravice iz odstavka 1 razen pravice do popravka, izbrisa ali omejitve obdelave iz odstavka 1(c).

5.   Upravljavec lahko v ustrezno utemeljenih primerih in pod pogoji, določenimi v tem sklepu, omeji pravico do popravka, izbrisa in omejitve obdelave razen izjem iz odstavkov 3 in 4.

6.   Če Skupno podjetje S2R v celoti ali delno omeji uporabo pravic iz odstavkov 1, 3, 4 in 5, sprejme ukrepe iz členov 6 in 7 tega sklepa.

7.   Če posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, zahtevajo dostop do svojih osebnih podatkov, ki se obdelujejo v okviru enega ali več določenih primerov ali posebnega postopka obdelave, Skupno podjetje S2R v skladu s členom 17 Uredbe (EU) 2018/1725 svojo oceno zahteve omeji le na te osebne podatke.

1.   Vse omejitve, ki temeljijo na členu 4, so potrebne in sorazmerne, pri čemer se upoštevajo tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter se spoštuje bistvo temeljnih pravic in svoboščin v demokratični družbi.

2.   Če se prouči uporaba omejitve, se na podlagi sedanjih pravil opravi preskus nujnosti in sorazmernosti. Preskus se opravi tudi v okviru rednega pregleda in po oceni, ali dejanski in pravni razlogi za omejitev še veljajo. Dokumentira se z notranjo oceno za namene odgovornosti za vsak primer posebej.

3.   Omejitve so začasne. Uporabljajo se, dokler veljajo razlogi, ki jih upravičujejo. To zlasti velja, kadar se šteje, da izvajanje omejene pravice ne bi več izničilo učinka naložene omejitve ali škodljivo vplivalo na pravice ali svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

Skupno podjetje S2R pregleda uporabo omejitve vsakih šest mesecev od njenega sprejetja in ob zaključku zadevne poizvedbe, postopka ali preiskave. Nato upravljavec vsakih šest mesecev spremlja potrebo po ohranitvi kakršne koli omejitve.

4.   Kadar Skupno podjetje S2R v celoti ali delno uporabi omejitve, ki temeljijo na členu 4 tega sklepa, navede razloge za omejitev, pravno podlago v skladu z zgoraj navedenim odstavkom 1, vključno z oceno potrebnosti in sorazmernosti omejitve.

Evidenca in po potrebi dokumenti, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente, se evidentirajo. Na zahtevo so na voljo evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov.

1.   Skupno podjetje S2R v obvestila o varstvu podatkov, izjave o varstvu podatkov ali evidence v smislu člena 31 Uredbe (EU) 2018/1725, ki so objavljeni na njegovem spletišču in/ali na intranetu ter s katerimi posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvesti o njihovih pravicah v okviru določenega postopka, vključi informacije v zvezi z morebitno omejitvijo teh pravic. Informacije zajemajo navedbo pravic, ki se lahko omejijo, razloge in morebitno trajanje.

Kadar je sorazmerno, Skupno podjetje S2R brez poseganja v določbe člena 6(4) o pravicah v zvezi s sedanjimi ali prihodnjimi omejitvami brez nepotrebnega odlašanja in v pisni obliki posamično obvesti tudi posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, ki se v posebnem postopku obdelave obravnavajo kot osebe, ki jih zadeva poseben postopek obdelave.

2.   Če Skupno podjetje S2R v celoti ali delno omeji pravice iz člena 5, posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvesti o uporabljeni omejitvi in glavnih razlogih zanjo ter o možnosti vložitve pritožbe pri evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ali uveljavljanja pravnega sredstva na Sodišču Evropske unije;

Posredovanje informacij iz zgoraj navedenega odstavka 2 se lahko odloži, opusti ali zavrne, če bi se s tem izničil učinek omejitve v skladu s členom 25(8) Uredbe (EU) 2018/1725.

1.   Skupno podjetje S2R svojo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov nemudoma obvesti vsakič, kadar upravljavec omeji uveljavljanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ali omejitev podaljša v skladu s tem sklepom. Upravljavec pooblaščeni osebi za varstvo podatkov zagotovi dostop do evidence, ki vsebuje oceno nujnosti in sorazmernosti omejitve, ter dokumentira datum, ko pooblaščeno osebo za varstvo podatkov obvesti o evidenci.

2.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko od upravljavca pisno zahteva, naj pregleda uporabo omejitev. Upravljavec pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pisno obvesti o rezultatu zahtevanega pregleda.

3.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov sodeluje v celotnem postopku. Upravljavec obvesti pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, ko je omejitev odpravljena.